Mengelola Proses Kredit

Identifikasi Pelanggan
Identifikasi pelanggan (calon debitor) bertujuan agar penjualan kredit dilakukan kepada pembeli yang tepat. Oleh karena itu kegiatan identifikasi pelanggan harus mampu memperoleh data mengenai pelanggan yang dapat dijadikan dasar pemberian kredit. Data pelanggan yang diperlukan untuk kepentingan tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut:


a. lamanya menjadi pelanggan perusahaan,
b. besarnya kredit maksimal yang pernah diberikan,
c. kelancaran pemberian kredit pada periode-periode yang lalu,
d. status kredit yang sedang berjalan, dan
e. kondisi perusahaan pelanggan yang sedang berjalan (data ekstrem).

Dalam praktik sering pelanggan mengajukan permintaan pembelian dengan syarat pembayaran kredit, baik melalui surat order maupun pelanggan datang sendiri. Identifikasi pelanggan biasanya dilakukan melalui wawancara dengan tujuan memberikan informasi mengenai persyaratan yang ditetapkan perusahaan, dan untuk memperoleh data mengenai volume kegiatan usaha pelanggan, status kepemilikan perusahaan, dan kemampuan pengembalian kredit. Sedangkan untuk konfirmasi keberadaan pelanggan biasanya dilakukan survei ke tempat pelanggan.

Menyiapkan Data Kredit Pelanggan
Dalam mengelola proses kredit, pihak pemberi kredit harus menilai kemampuan pelanggan dalam melunasi kreditnya. Data perusahaan yang dipandang relevan dengan tingkat kemampuan pengembalian kredit dari pelanggan adalah data mutasi piutang. Data mutasi piutang adalah daftar yang memuat transaksi kredit, dan pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan pada periode-periode sebelumnya. Data kemampuan membayar pelanggan dapat diprediksi pemberi kredit lewat data mutasi piutang.

Analisis Kelayakan Pemberian Kredit
Prinsip-prinsip penilaian yang digunakan dalam penentuan kredit, antara lain dikenal dengan prinsip 5C. Dalam penerapan prinsip 5C, kelayakan kredit yang diberikan kepada pelanggan (debitor) ditentukan berdasarkan penilaian atas aspek-aspek character, capacity, capital, condision of economic, dan collateral.
1. Character adalah aspek watak atau kepribadian pelanggan (debitur). Aspek ini sangat penting karena setiap transaksi kredit mengandung suatu janji untuk membayar. Oleh karena itu bagian kredit perlu mengetahui apakah pelanggan (calon debitor) berkelakuan baik, dalam arti selalu berupaya untuk memenuhi janji.
2. Capacity adalah aspek kemampuan (kapasitas) pelanggan (calon debitor) dalam menjalankan usahanya. Salah satu alat untuk mengukur kemampuan pelanggan dalam menjalankan usaha adalah catatan banyaknya order dari pelanggan yang bersangkutan dan kelancaran pengembalian kredit.
3. Capital adalah aspek modal pelanggan (calon debitor). Hal yang perlu diketahui adalah besarnya modal usaha pelanggan (calon debitor).
4. Condition of economic adalah aspek pengaruh dari trend perekonomian secara umum yang diperkirakan akan berpengaruh pada kegiatan usaha pelanggan (calon debitor).
5. Collateral adalah aspek jaminan dalam bentuk harta benda yang dimiliki pelanggan (calon debitor).

Prosedur Persetujuan Kredit
Bagian yang terlibat langsung dalam aktivitas persetujuan kredit adalah bagian order penjualan dan bagian kredit. Sementara bagian piutang berfungsi sebagai penyedia data pelanggan (calon debitor) yang diperlukan dalam analisis kelayakan kredit. Kegiatan yang dilakukan oleh bagian order penjualan dan bagian kredit dalam aktivitas persetujuan kredit adalah sebagai berikut.
1. Bagian order penjualan, tugas-tugasnya meliputi:
a. menerima order dari pelanggan atau calon debitor,
b. membuat daftar usulan persetujuan kredit rangkap dua,
c. menyerahkan daftar usulan persetujuan kredit (2 lembar) kepada bagian kredit, dilampiri surat order yang diterima dari pelanggan atau calon debitor,
d. menerima daftar persetujuan kredit lembar 1 dari bagian kredit beserta surat order yang diterima dari pelanggan atau calon debitor.
e. menyetujui pemberian kredit sesuai dengan jumlah kredit yang ditetapkan bagian kredit dalam daftar prsetujuan kredit.
f. mengarsipkan surat order dari pelanggan beserta surat order pengiriman barang yang bersangkutan.
2. Bagian kredit, tugas-tugasnya meliputi:
a. menerima daftar usulan persetujuan kredit lembar 1 dan 2 dari bagian order penjualan dilampiri surat order penjualan.
b. menganalisis dan menentukan kelayakan kredit untuk pelanggan atau calon debitor yang diusulkan oleh bagian order penjualan,
c. membuat daftar persetujuan kreditsesuai dengan hasil analisis kelayakan kredit,
d. menyerahkan daftar persetujuan kreditlembar 1 beserta surat order dari pelanggan kepada bagian order penjualan,
e. mengarsipkan daftar persetujuan kredit lembar 2 untuk pencocokan data kredit yang diberikan sesuai dengan data surat order pengiriman yang dibuat oleh bagian order penjualan.

Dalam praktik, seringkali terjadi untuk order dari pelanggan (calon debitor) yang sudah memiliki reputasi baik dalam hubungannya dengan perusahaan , usulan persetujuan kredit disampaikan kepada bagian kredit, dalam bentuk surat order pengiriman. Hal ini dilakukan untuk mempercepat proses penjualan kepada pelanggan yang bersangkutan.