Stok Opname

A. Pengertian Stok Opname

Stok opname merupakan mekanisme kontrol terhadap arus keluar masuk barang. Stok opname adalah mencocokkan data yang tercantum di komputer dengan data secara fisik yang ada di gudang. Data secara fisik jumlahnya pasti berbeda dengan data yang terdapat di komputer. Hal ini dapat disebabkan oleh hal-hal berikut:

1. barang rusak, dicuri,
2. salah input harga dan jumlah barang oleh staff gudang,

3. masih menggunakan sistem manual,
4. program yang digunakan mengalami gangguan (kena virus atau rusak),
5. belum tercatat saat terjadi retur,
6. salah input judul buku, misalnya Matematika 2 SMP dicatat Matematika 1 SMP,
7. kelebihan hasil produksi sehingga terjadi kelebihan stok,
8. penyimpanan barang yang tidak rapih,
9. pencatatan double,
10. salah menghitung saat barang hasil produksi masuk,
11. salah saat melakukan pengiriman barang,
12. dan lain sebagainya.

Untuk itu perlu diadakan stok opname, memastikan jumlah barang secara fisik sesuai dengan data yang ada di komputer. Jika terjadi selisih maka dicari penyebabnya dan dilaporkan kepada manajemen perusahaan.

B. Langkah-Langkah Sebelum Melakukan Stok Opname

Langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan stok opname adalah sebagai berikut:
1. membuat jadwal stok opname,
2. meminta data terakhir dari bagian gudang (file dan print out) dan meminta :
• data terakhir dari bagian gudang berupa data program
• data stok opname terakhir
3. Menyiapkan kertas kerja stok opname sesuai urutan yang dibuat bagian gudang.

C. Langkah-Langkah Pada Saat Stok Opname

Langkah-Langkah yang harus dilakukan saat pelaksanan stok opname adalah sebagai berikut:
1. menghitung, mengecek, dan memeriksa fisik buku,
2. mencatat pemeriksaan yang ditulis pada kertas kerja dalam bentuk tulisan tangan,
3. meng-input data hasil kertas kerja di laporan (tulisan tangan) ke dalam kertas kerja komputer,
4. memverifikasi kembali data-data hasil kertas kerja di komputer jika masih meragukan.

D. Laporan Stok Opname

Laporan hasil stok opname adalah sebagai berikut:

1. Laporan Stok Opname dalam Bentuk Quantity dan Rupiah
Laporan stok opname dalam bentuk rupiah adalah laporan hasil stok opname yang terdiri dari kode buku, judul buku, harga buku, stok secara komputer, secara fisik, stok yang rusak, total stok fisik, jumlah selisih plus, selisih minus, jumlah rupiah selisih plus, dan jumlah rupiah selisih minus. Melalui laporan ini dapat diketahui jumlah kerugian, kerusakan, atau kelebihan produksi yang dialami perusahaan.

2. Berita Acara Stok Opname
Berita acara stok opname menunjukkan total selisih hasil stok opname plus dan minus secara total.

3. Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah pernyataan pertanggungjawaban atas selisih stok minus.

4. Membuat Faktur atas Pertanggungjawaban Selisih Stok Minus (secara total)

5. Membuat Nota Terima Barang (NTB) untuk Stok Plus. 6. Laporan Stok Opname ke Manajemen