Tugas Audit Pertamaku : Yogyakarta, 13 - 16 Okt 2010

Rabu, 13 Oktober 2010 04.00 dinihari

Di layar ponsel Mang Kholik berusaha membangunkanku : “Bob udah jam 4 pagi, katanya hari ini mo dianter ke terminal DAMRI? Aku kaget. Kulihat jam dinding sudah menunjukkan pukul 04. 05 menit. Aku baru bangun, belum mandi. Terpaksa demi menghemat waktu aku langsung bergegas ke kamar mandi buat cuci muka dan langsung ganti baju. Tanpa mandi karena tidak punya waktu lagi. Baju kotak-kotak merah dan celana hitam menjadi setelan pilihanku.
04.10 dinihari

Dalam waktu 10 menit aku berhasil menuntaskan cuci muka dan berpakaian buat persiapan berangkat ke terminal bis DAMRI. Hari itu aku dapat jadwal pesawat pukul 06.45, naik Lion Air. Mang Kholik beraksi seperti pembalap, mengejar jadwal keberangkatan bis DAMRI pukul 04.15. Perjalanan dari rumah ke terminal bis DAMRI yang diantar oleh Mang Kholik hanya memakan waktu 3 menit. Alhamdulilah bis DAMRInya belum berangkat, artinya aku bisa datang lebih awal ke bandara.

05.30 WIB
DAMRI yang kutumpangi tiba di Bandara Soekarno-Hatta pukul 05.30. Aku langsung check in dan memastikan namaku terdaftar di pesawat Lion Air yang berangkat pagi ini. Hari itu aku libur shalat subuh. Setelah itu sarapan bubur ayam di bandara. Ini adalah bubur ayam termahal sepanjang jejak aku membeli bubur ayam. Satu piring bubur ayam plus sebotol teh Rp 28.000,-

09.00 WIB
Aku tiba di Bandara Adisucipto, Yogyakarta tepat pukul 09.00 WIB. Pak Jujung menjemputku di pintu keluar bandara dengan membawa tulisan “Bobby Prabawa, Yudhistira”. Kami kemudian masuk ke mobil, diantar menuju ke kantor Area Yogyakarta yang beralamat di Jl. Sugeng Jeroni No. 8.

09.30 WIB
Waktu tempuh dari Bandara Adisucipto ke kantor Area Yogya sekitar 30 menit. Pukul 09.30 kami tiba di sana. Aku diperkenalkan dengan para karyawan dan dipersilahkan menemui ASM Area Yogya : Bapak Fauzi . Aku memperkenalkan diri, menyerahkan surat tugas audit dan beristirahat sejenak. Sambutan mereka begitu hangat, sehangat secangkir teh manis dan sebungkus kue yang mereka hidangkan.

10.30 WIB
Satu jam adalah waktu yang cukup untuk beristirahat. Aku langsung mulai melakukan tugas auditku. Melakukan stok opname buku di gudang Yogya B. Judul-judul buku dipilih secara acak. Aku meminta print out stok buku di administrasi gudang, memastikan semua transaksi sudah diinput. Berdasarkan kertas tersebut aku mencatat hasil stok di komputer ke kolom yang telah tersedia dan melakukan stok opname. Hasil akhir stok opname di cabang Yogya B: -70. Pekerjaan tertunda bel istirahat. Setelah makan siang ala makanan Padang dan shalat dhuhur, pekerjaan melakukan stok opname kami lanjutkan di gudang Yogya C. hasil perhitungan di gudang Yogya C : -2.168, saat itu banyak buku retur yang bercampur dengan persedian di gudang yang sebenarnya. Pukul 16.00 perhitungan stok opname di gudang Yogya C selesai, meski hasilnya masih meragukan. Malam pertama aku tidur di kantor Yogya, ditemani Pak Yarman (office boy) yang juga menginap di sana. Aku tidur di kamar atas, kata orang kamar itu berhantu, barangkali hantunya kabur karena aku lebih menyeramkan dari mereka..:p

19.00 WIB
Pukul 17.00 WIb, setelah semua karyawan pulang, aku menginput hasil opname Yogya B, Yogya C dan mencatat Nota Kirim Barang (NKB) dan Nota Terima Barang (NTB) di komputer pinjaman milik Pak Jujung. Aku mengerjakannya sampai pukul 19.00 WIB, setelah itu makan malam bersama Pak Yarman dengan lauk pecel lele. Setelah itu melanjutkan pekerjaan sampai pukul 22.00 malam.

Kamis, 14 Oktober 2010, kami menuju cabang Solo B
Aku menyerahkan berkas hasil stok opname kepada Pak Fauzi, kepala gudang Yogya B, dan Yogya C untuk diperiksa ulang, Hasil stok opnamenya masih meragukan. Lalu setelah pamit dan meminta izin Pak Fauzi, aku dan Pak Budi meluncur ke Solo B dengan mobil carry. Di Klaten kami mampir di restoran untuk melepas rasa lapar dengan menu opor ayam.

12.00 WIB
Kami tiba di cabang Solo B pukul 12.00, setelah shalat dan beristirahat sejenak pekerjaan menghitung-hitung buku pun dimulai. Hasil akhir stok opname di cabang Solo B : 229. Wuih, dari ketiga cabang yang aku periksa tidak ada yang selisihnya nol.

16.00 WIB
Pak Recky dan Pak Fauzi menemui kami di Cabang Solo B. Memastikan stok opname berjalan dengan lancer. Ternyata ada yang aku lewatkan, yaitu aku belum melakukan cash opname, dan pemeriksaan Nota Kirim Barang (NKB) dan Nota Terima Barang(NTB) di cabang-cabang tersebut.

Seharusnya setiba aku di Cabang Yogya B, yang pertama aku lakukan adalah.
1. Cash opname
2. Memeriksa kelengkapan Nota Kirim Barang (NKB) dan Nota Terima Barang (NTB) dari tanggal 1 Jan 2010 s/d 13 Oktober 2010
3. Stok opname
4. Setelah satu cabang selesai barulah aku boleh melanjutkan ke cabang berikutnya.

Bukan melakukan stok opname di Cabang Yogya B, dan Yogya C, dengan melewatkan cash opname an, pemeriksaan NKB dan NTB. Ini adalah tugas pertama auditku, jadi wajar jika banyak prosedur yang terlewati.

Hotel Indah Palace
Sepulang dari cabang Solo B, aku dan Pak Recky menginap di Hotel Indah Palace, aku banyak diajari oleh Pak Recky tentang bagaimana prosedur audit yang baik. Cash opname, pemeriksaan Nota Kirim Barang (NKB) dan Nota Terima Barang (NTB) itu penting Bob, jangan sampai terlewati. Jangan ada NTB tanpa NKB , jangan ada no. urut yang loncat. Itu namanya temuan audit.

Untuk mencapai hasil audit yang memuaskan haruslah membuat persiapan rencana matang untuk setiap tugas audit yang dilakukan.

Persiapan Sebelum Melakukan Audit
Persiapan yang harus dilakukan sebelum melakukan audit adalah sebagai berikut.
1, Buat rencana kerja audit. Misalnya : Rabu 13 Oktober,audit Yogya B: cash opname, periksa NKB dan NTB, stok opname, Kamis audit Yogya C, Jumat audit solo B, dan sebagainya.
2. Bawa form cash opname kosong.
3. Persiapkan alat-alat tulis berupa pensil, pulpen, penghapus, dan kalkulator
4. Persiapkan odner untuk merangkup kertas kerja agar tidak tercecer.
5. Isi pulsa ponsel.
6. persiapkan flashdisk.
7. Lakukan audit per cabang. Jangan pindah ke cabang lain jika proses audit di cabang Yogya B masih belum selesai.
8. Pahami pengertian cash opname, NKB, NTB, prosedur pencatatan di gudang.
9. Pahami Standar Operasional Perusahaan(SOP) atau alur transaksi yang terjadi di perusahaan.
10. Pahami bahwa teknik audit itu meliputi 7 komponen.
a. Pengujian fisik, pengujian subtansi yang melibatkan perhitungan atas aktiva berwujud.
b. Konfirmasi, apakah semua transaksi sudah diinput?
c. Dokumentasi, apa semua nota, bon, kuitansi, sudah lengkap?
d. Prosedur analistis, bandingkan dengan periode sebelumnya.
e. Wawancara kepada klien, lakukan pendekatan yang baik kepada klien.
f. Hitung uji, lakuikan perhitungan secara fisik dan cocokkan dengan data di komputer.
g. Observasi, amati apa perkembangan yang terjadi.

Internal Audit Itu Tugasnya Apa?
Salah satu tugas internal audit adalah menemukan penyimpangan, baik secara sengaja maupun secara tidak sengaja. Sejak pertama datang ke kantor cabang, seorang internal auditor harus memiliki pemahaman “negative thingking lebih besar daripada positif thiking.

Tugas utama seorang internal audit adalah mengamankan asset perusahaan. Internal audit tidak bertugas untuk menilai performance sutu bagian tetapi menemukan penyimpangan.

Internal audit tak mutlak seorang akuntan tapi cukup orang yang pernah mendapatkan pendidikan akuntansi cukup baik , mengerti alur Standar Operasional Perusahan (SOP), mampu membaca dan menginterprestasikan laporan keuangan.

Jika internal audit tidak menemukan kesalahan, apakah artinya ia tidak bekerja? Bukan seperti itu jawabannya. Internal audit bukanlah mata-mata, dia bukan jaksa yang mencari kesalahan, bukan pula polisi lalu lintas yang berhak menghukum langsung sang pelanggar tata tertib.

Penyakit utama seorang internal audit adalah dia mau menunjukkan prestasi dengan menderetkan kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh orang lain. Seharusnya kesalahan-kesalahan yang ditemukan, diperbaiki secara bersama-sama.

Internal audit bertujuan membantu manajemen perusahaan dengan memberikan saran, rekomendasi hasil audit, analisis-analisis, dan komentar-komentar berdasarkan objek yang diperiksa. Misalnya : Jika stok opname buku selalu menemukan selisih, perbaiki prosedur dan manajemen gudang, berikan mereka pelatihan dalam mengelola gudang, dan sebagainya.

Apabila penyimpangan yang dilakukan telah menyentuh ranah hukum, misalnya : pengelapan uang, ingkar janji dalam pelunasan utang, barulah auditor diperkenankan mencari titik temu lewat sita asset, pernyataan pengakuan hutang yang ditempuh lewat jalur hukum pula.

Cash Opname

Cash opname adalah perhitungan fisik (uang) dibandingkan dengan data komputer, dan print out buku tabungan. Auditor menghitung secara fisik jumlah uang milik kasir, kemudian mencatatnya dalam sebuah form cash opname (dengan corat-coret menggunakan pensil).

Pemeriksaan fisik kas milik kasir ini, digolong-golongkan berdasarkan nama akun serta nilai nominalnya. Misalnya : kas besar, kas kecil DOC, kas kecil DMC. Sebelum melakukan cash opname pastikan semua transaksi sudah diinput, dan bon-bon sementara lengkap untuk dijadikan lampiran.

Pemeriksaan Nota Kirim Barang (NKB) dan Nota Terima Barang (NTB)
Setiap barang yang keluar dari gudang ditandai dengan Nota Kirim Barang (NKB) yang diotorisasi kepala cabang, dan kepala gudang, kemudian diinput oleh administrasi gudang. Demikian pula untuk setiap barang yang diterima di gudang tujuan, disertai dengan Nota Terima Barang (NTB) yang juga ditandatangani oleh kepala cabang, dan kepala gudang.

Setiap ada NKB harus ada NTBnya. Nomor NTB haruslah berurutan. Jika tidak, artinya pengawasan dan prosedur yang dilakukan adalah menyimpang. Ini salah satu temuan audit.

Laporan yang Perlu Dibuat

1. Buatlah hasil rekapitulasi NKB vs NTB selama periode berjalan. Misalnya : Jika sebuah cabang diaudit tangal 13 Oktober 2010, buat rekap NKB vs NTB dari tanggal 1 jan 2010 – 13 Oktober 2010. Cari NTB yang tidak memiliki NKB, apa alasannya? Cari pula alasan mengapa nomor urutnya meloncat?
2. Buatlah hasil rekap hanya judul-judul buku yang diminta pertanggal 1 Jan 2010 – 13 Oktober 2010. Pastikan dokumen tersebut telah diotorisasi dan telah disyahkan dengan benar oleh manajemen perusahaan.

Stok Opname

Stok opname merupakan mekanisme kontrol terhadap arus keluar masuk barang. Stok opname adalah mencocokkan data yang tercantum di komputer dengan data secara fisik yang ada di gudang. Data secara fisik jumlahnya pasti berbeda dengan data yang terdapat di komputer. Hal ini dapat disebabkan oleh hal-hal berikut:

1. barang rusak, dicuri,
2. salah input harga dan jumlah barang oleh staff gudang,
3. masih menggunakan sistem manual,
4. program yang digunakan mengalami gangguan (kena virus atau rusak),
5. belum tercatat saat terjadi retur,
6. salah input judul buku, misalnya Matematika 2 SMP dicatat Matematika 1 SMP,
7. kelebihan hasil produksi sehingga terjadi kelebihan stok,
8. penyimpanan barang yang tidak rapih,
9. pencatatan double,
10. salah menghitung saat barang hasil produksi masuk,
11. salah saat melakukan pengiriman barang,
12. dan lain sebagainya.

Untuk itu perlu diadakan stok opname, memastikan jumlah barang secara fisik sesuai dengan data yang ada di komputer. Jika terjadi selisih maka dicari penyebabnya dan dilaporkan kepada manajemen perusahaan.

A. Langkah-Langkah Sebelum Melakukan Stok Opname

Langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan stok opname adalah sebagai berikut:
1. membuat jadwal stok opname,
2. meminta data terakhir dari bagian gudang (file dan print out) dan meminta :
• data terakhir dari bagian gudang berupa data program
• data stok opname terakhir
3. Menyiapkan kertas kerja stok opname sesuai urutan yang dibuat bagian gudang.

B. Langkah-Langkah Pada Saat Stok Opname
Langkah-Langkah yang harus dilakukan saat pelaksanan stok opname adalah sebagai berikut:
1. menghitung, mengecek, dan memeriksa fisik buku,
2. mencatat pemeriksaan yang ditulis pada kertas kerja dalam bentuk tulisan tangan,
3. meng-input data hasil kertas kerja di laporan (tulisan tangan) ke dalam kertas kerja komputer,
4. memverifikasi kembali data-data hasil kertas kerja di komputer jika masih meragukan.

C. Laporan Stok Opname

Laporan hasil stok opname adalah sebagai berikut:
1. Laporan Stok Opname dalam Bentuk Quantity dan Rupiah
Laporan stok opname dalam bentuk rupiah adalah laporan hasil stok opname yang terdiri dari kode buku, judul buku, harga buku, stok secara komputer, secara fisik, stok yang rusak, total stok fisik, jumlah selisih plus, selisih minus, jumlah rupiah selisih plus, dan jumlah rupiah selisih minus. Melalui laporan ini dapat diketahui jumlah kerugian, kerusakan, atau kelebihan produksi yang dialami perusahaan.

2. Berita Acara Stok Opname
Berita acara stok opname menunjukkan total selisih hasil stok opname plus dan minus secara total.

3. Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah pernyataan pertanggungjawaban atas selisih stok minus.

4. Membuat Faktur atas Pertanggungjawaban Selisih Stok Minus (secara total)

5. Membuat Nota Terima Barang (NTB) untuk stok plus.
6. Laporan Stok Opname ke Manajemen.
7. Buatlah Mutasi Transaksi yang Terjadi di Gudang.